مرحله 1: برای تماس آماده شوید
قبل از برقراری تماس تلفنی کاری، مهم است که به اندازه کافی برای اطمینان از یک مکالمه سازنده آماده شوید. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما در آماده سازی کمک می کند:
- تنظیم اهداف واضح: هدف و نتیجه مطلوب تماس را تعیین کنید.
- تحقیق: اطلاعات مربوط به شخص یا شرکتی را که با آن صحبت خواهید کرد جمع آوری کنید.
- ایجاد طرح کلی: افکار و نکات کلیدی خود را که می‌خواهید در طول تماس درباره آنها صحبت کنید، سازماندهی کنید.
- مواد را جمع آوری کنید: اسناد یا مواد لازم را به راحتی در دسترس داشته باشید.
مرحله 2: زمان مناسب را انتخاب کنید
انتخاب زمان مناسب برای برقراری تماس تلفنی تجاری شما می تواند تاثیر قابل توجهی در موفقیت آن داشته باشد. عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- در دسترس بودن: مطمئن شوید که هم شما و هم گیرنده در دسترس هستید و درگیر کارهای دیگر نیستید.
- از ساعات اوج مصرف خودداری کنید: زمانی را انتخاب کنید که گیرنده کمتر شلوغ یا شلوغ باشد.
مرحله 3: خود را به صورت حرفه ای معرفی کنید
هنگام شروع یک تماس تلفنی تجاری، مهم است که خود را به شیوه ای حرفه ای معرفی کنید. این دستورالعمل ها را دنبال کنید:
- نام خود را بیان کنید: نام و وابستگی شرکت خود را به وضوح بیان کنید.
- مودب و دوستانه باشید: لحن حرفه ای و در عین حال دوستانه را در طول مکالمه حفظ کنید.
- هدف را توضیح دهید: به طور خلاصه توضیح دهید که چرا تماس می‌گیرید و امیدوارید چه کاری انجام دهید.
مرحله 4: گوش دادن فعال
گوش دادن فعال یک مهارت حیاتی است که به تقویت ارتباط موثر کمک می کند. در اینجا نحوه تمرین گوش دادن فعال در طول تماس های تلفنی تجاری خود آورده شده است:
- روی گوینده تمرکز کنید: توجه خود را به فردی که صحبت می‌کند معطوف کنید.
- جلوگیری از وقفه: به گوینده اجازه دهید قبل از پاسخ دادن به افکار خود پایان دهد.
- سوالات شفاف سازی بپرسید: اگر در مورد اطلاعات ارائه شده مطمئن نیستید، به دنبال توضیح باشید.
مرحله 5: واضح و مختصر صحبت کنید
برای اطمینان از ارتباط موثر، مهم است که در طول تماس های تلفنی کاری خود به طور واضح و مختصر صحبت کنید. این نکات را دنبال کنید:
- کلمات را بیان کنید: واضح صحبت کنید، کلمات را تلفظ کنید و از زیر و رو کردن خودداری کنید.
- از لحن مناسب استفاده کنید: لحن خود را بر اساس ماهیت مکالمه تنظیم کنید.
- اجتناب از اصطلاحات خاص: از زبان ساده و قابل فهم استفاده کنید.
مرحله 6: لحن مثبت خود را حفظ کنید
حفظ لحن مثبت در طول تماس های تلفنی کاری به ایجاد فضایی دلپذیر و سازنده کمک می کند. موارد زیر را در نظر بگیرید:
- شوق داشته باشید: در مکالمه علاقه و اشتیاق واقعی نشان دهید.
- از زبان مثبت استفاده کنید: کلماتی را انتخاب کنید که خوش‌بینی و مثبت‌اندیشی را بیان می‌کنند.
- قدردانی خود را ابراز کنید: از شخص به خاطر وقت و نظرش تشکر کنید.
مرحله 7: محترمانه و حرفه ای باشید
حفظ حرفه ای بودن و احترام برای تماس های تلفنی کاری موثر ضروری است. این دستورالعمل ها را در نظر بگیرید:
- جلوگیری از حواس‌پرتی: سر و صدای پس‌زمینه یا وقفه‌ها را در طول تماس به حداقل برسانید.
- از آداب معاشرت مناسب استفاده کنید: از قطع صحبت کردن، صحبت کردن با دیگران یا استفاده از زبان توهین آمیز خودداری کنید.
- آدرس مناسب: از عناوین مناسب (آقا، خانم، دکتر) استفاده کنید مگر اینکه دستور دیگری داده شده باشد.
مرحله 8: مکالمه را متمرکز نگه دارید
برای اطمینان از تماس سازنده، مهم است که مکالمه را بر موضوع مورد نظر متمرکز نگه دارید. این نکات را دنبال کنید:
- به دستور کار پایبند باشید: به طرح کلی خود مراجعه کنید و در مورد نکات کلیدی که آماده کرده اید بحث کنید.
- در صورت لزوم تغییر مسیر دهید: مودبانه sاگر از مسیر منحرف شد، گفتگو را به موضوع اصلی برگردانید.
- جلوگیری کنید: مختصر باشید و از مماس های غیرضروری یا صحبت های زیاد خودداری کنید.
مرحله 9: سؤالات باز بپرسید
پرسیدن سؤالات باز، گفتگوی معنادار را تشویق می کند و بینش های ارزشمندی را ارائه می دهد. این پیشنهادها را در نظر بگیرید:
- مشارکت را تشویق کنید: سؤالاتی بپرسید که به چیزی بیش از پاسخ ساده «بله» یا «نه» نیاز دارند.
- بررسی جزئیات: برای جمع‌آوری اطلاعات بیشتر یا شفاف‌سازی نکات، سؤالات بعدی بپرسید.
- با دقت گوش کنید: به پاسخ‌ها توجه زیادی داشته باشید و در صورت لزوم یادداشت برداری کنید.
مرحله 10: یادداشت برداری کنید
یادداشت برداری در طول تماس های تلفنی کاری به شما کمک می کند سازماندهی کنید و جزئیات مهم را به خاطر بسپارید. در اینجا چگونه است:
- نکات کلیدی را یادداشت کنید: اطلاعات ضروری مورد بحث در طول تماس را یادداشت کنید.
- خلاصه کردن موارد اقدام: به هر مرحله اقدام یا کار اختصاص داده شده در طول مکالمه توجه کنید.
- یادداشت‌ها را پس از تماس مرور کنید: از یادداشت‌های خود به عنوان مرجعی برای ارتباطات آینده استفاده کنید.
مرحله 11: پیگیری
پس از تکمیل یک تماس تلفنی تجاری، پیگیری برای اطمینان از ارتباط مداوم موثر بسیار مهم است. این پیشنهادها را در نظر بگیرید:
- ارسال یک ایمیل تشکر: از وقت خود تشکر کنید و نکات کلیدی مورد بحث را تکرار کنید.
- از طریق تعهدات دنبال کنید: هر تعهدی را که در طول تماس گرفته شده است، به سرعت انجام دهید.
- زمان‌بندی مراحل بعدی: اقدامات بعدی را تعیین کنید یا در صورت لزوم تماس بعدی برقرار کنید.
مرحله 12: به دنبال بازخورد باشید
برای بهبود مهارت های ارتباطی تلفنی خود، از دیگرانی که در تماس شرکت داشتند، بازخورد بگیرید. این مراحل را در نظر بگیرید:
- دریافت درخواست کنید: در مورد سبک ارتباطی، وضوح و اثربخشی خود بازخورد بخواهید.
- پیشنهادات را اجرا کنید: بازخورد سازنده را در تماس های تلفنی آینده خود بگنجانید.
- به طور مستمر بهبود دهید: به طور منظم مهارت های ارتباطی تلفنی خود را ارزیابی و اصلاح کنید.
مرحله 13: تمرین، تمرین، تمرین
مانند هر مهارت دیگری، ارتباط تلفنی تجاری موثر با تمرین بهبود می یابد. در اینجا چند راه برای افزایش مهارت های خود آورده شده است:
- بازی نقش: مکالمات تلفنی شبیه سازی شده را با همکاران یا دوستان خود تمرین کنید.
- ضبط و مرور: تماس‌های تلفنی خود را ضبط کنید و آنها را برای زمینه‌های بهبود تجزیه و تحلیل کنید.
- به دنبال فرصت‌های آموزشی باشید: در کارگاه‌ها یا دوره‌هایی شرکت کنید تا تکنیک‌های ارتباطی مؤثر ایجاد کنید.
با دنبال کردن این 13 مرحله ضروری، می توانید مهارت های ارتباطی تلفنی تجاری خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید و تأثیر مثبتی بر روابط حرفه ای خود ایجاد کنید.
منابع :
- Harvard Business Review - Harvard Business Review یک نشریه مشهور است که بینش ها و تحقیقات ارزشمندی را در مورد موضوعات مختلف تجاری از جمله استراتژی های ارتباطی موثر ارائه می دهد.
- Forbes - فوربس یک مجله تجاری معتبر است که مشاوره و نکات تخصصی در مورد جنبه های مختلف ارتباطات تجاری از جمله آداب معاشرت تلفنی و تماس های تلفنی موثر ارائه می دهد.
- Entrepreneur - Entrepreneur یک نشریه شناخته شده است که راهنمایی ها و منابع عملی را برای کارآفرینان و متخصصان تجارت ارائه می دهد، از جمله مقالاتی در مورد ارتباطات تلفنی موثر در دنیای تجارت.
